Corectarea erorilor contabile din anii precedenți - sfaturi pentru evitarea situațiilor nedorite

O contabilitate eficientă se bazează pe calcule exacte, însă din diverse cauze pot apărea situații nedorite, în care documentele de acest tip nu reflectă realitatea. În mod normal, o rezolvare a situației este destul de lejeră, dar în cazul în care aceste erori sunt identificate în decursul anilor fiscali precedenți, situația se complică și este necesară aplicarea unei proceduri speciale, care să permită rezolvarea corespunzătoare, pentru toate părțile implicate a acesteia.

Data publicării: 12 ianuarie 2023

În articolul de mai jos vei afla ce sunt erorile contabile din anii precedenți, ce tipuri de astfel de greșeli sunt întâlnite în practică și care este procedura de corectare a acestora în ceea ce privește perioada de timp recomandată pentru punerea în practică a măsurii și care sunt pașii de urmat pentru a nu se înregistra probleme diverse. În plus, vei putea consulta câteva sfaturi utile, ce pot fi aplicate în mod lejer și care să elimine pericolul apariției unor astfel de momente dificile. 

Cuprins:

1. Cum se realizează operațiunea de corectare a erorilor contabile din anii precedenți

1.1. Ce sunt erorile contabile din anii precedenți

1.2. Tipuri de erori contabile din anii precedenți

2. Procedura de corectare a erorilor contabile din anii precedenți

2.1. Perioada de timp recomandată pentru corectarea erorilor contabile

2.2. Pașii de urmărit în vederea corectării erorilor contabile

3. Recomandări pentru evitarea situației în care este necesară corectarea erorilor contabile sau rectificarea bilanțului

1. Cum se realizează operațiunea de corectare a erorilor contabile din anii precedenți

Contabilitatea este acea parte a vieții economice care se ocupă cu gestionarea măsurilor financiare, pe care le desfășoară persoanele fizice și juridice, având drept scop principal evaluarea și controlarea tuturor mișcărilor de capital. Aceste elemente au rolul de a permite evaluarea sănătății activității economice. Complexitatea domeniului este dată de numeroasele documente cu caracter legislativ, ce reglementează măsurile contabile, ceea ce face ca, uneori, să apară inadvertențe. 

În cazul în care acestea sunt identificate imediat sau înainte de încheierea anului fiscal există o procedură ușoară de remediere, dar pentru erorile contabile din anii precedenți situația se schimbă, pentru că dacă nu ar fi aplicată aceasta, ar putea să apară încălcarea principiului intangibilității, ce obligă instituțiile economice să păstreze informațiile contabile din soldul final al exercițiului financiar ce a trecut în soldul de început al anului fiscal curent. 

 1.1. Ce sunt erorile contabile din anii precedenți

Erorile contabile sunt inadvertențe ce apar în timpul completării documentelor cu caracter contabil. Greșelile pot fi neintenționate, ca de exemplu cele matematice, de calcul, de aplicare greșită a unor politici contabile, de mutare a bazelor de date dintr-un program informatic în altul sau intenționate, de genul fraudelor. 

În cazul în care aceste erori contabile sunt identificate după încheierea exercițiului financiar, sunt considerate a fi erori contabile din anii precedenți, acestea trebuind a fi abordate în concordanță cu documentele legislative, ce reglementează situația, cum ar fi ordinul ministrului finanțelor publice numărul 450 / 2016, modificat și completat prin ordinul 543 /2017. 

De cele mai multe ori, aceste greșeli sunt descoperite în urma parcurgerii activității de audit financiar, fie de tip intern, realizat de propriii contabili ai companiilor, fie de tip extern, realizat de angajații unei companii specializate de consultanță în afaceri, care cunosc cele mai noi proceduri ce garantează identificarea tuturor problemelor. 

1.2. Tipuri de erori contabile din anii precedenți

În activitatea contabilă există anumite momente în care apar greșeli în completarea documentelor de acest fel. Tipurile de erori contabile sunt multiple, însă cele mai des întâlnite sunt:

• Eroarea de calcul apare în momentul în care contabilitatea este realizată în mod clasic, prin aplicarea unor calcule de către un contabil, fără a beneficia de ajutorul programelor specializate, ce ajută foarte mult în acest sens. Calculele incorecte pot afecta precizia informațiilor financiare, o simplă virgulă putând reprezenta o diferență enormă la finalizarea acestora;

• Fraudele contabile sunt activități intenționate, utilizate pentru a încerca să se ascundă o intenție de a obține avantaje nejustificate și nelegale, prin ascunderea unor informații sau prin furnizarea unora false;

• Erorile de clasificare apar atunci când tranzacțiile sunt înregistrate în conturi necorespunzătoare;

• Erorile de completare apar atunci când sunt introduse date incorecte legate de preț sau de cantitatea unor produse;

• Erorile de omisie apar atunci când din documentele financiare lipsește înregistrarea unei tranzacții din diferite motive.

O altă clasificare a erorile contabile este cea care ține cont de impactul acestora asupra înțelegerii și analizei situației financiare. Având în vedere acest criteriu pot fi identificate două categorii de erori, și anume erorile contabile nesemnificative și erorile contabile semnificative. 

Cele din prima categorie se referă la cele care nu depășesc un anumit prag stabilit de fiecare entitate în parte, luându-se în considerare, de exemplu, un procent minim din cifra de afaceri sau din profit. Aceste erori nu presupun și o corectare retroactivă a rapoartelor financiare din anii precedenți, dar acestea trebuie să fie corectate în documentul actual, luându-se în același timp măsurile necesare pentru a nu apărea din nou. Aceste greșeli pot fi corectate pe seama contului de profit și pierdere din exercițiul financiar actual. Erorile semnificative se corectează pe seama rezultatului raportat, în contul 1174 (Rezultatul reportat provenit din corectarea erorilor contabile).

2. Procedura de corectare a erorilor contabile din anii precedenți

În cazul în care se identifică o eroare contabilă, entitățile economice au obligația de a le corecta prin aplicarea unei proceduri specifice, precizate în documentele cu caracter legislativ, emise de organele statului român. Aplicarea acestor corecturi trebuie să țină cont de principiul intangibilității, care obligă păstrarea informațiilor din soldul final al exercițiului financiar trecut în soldul inițial al celui curent. Avându-se în vedere acest element, corectarea trebuie să fie făcută în așa fel încât să nu fie modificat bilanțul de deschidere, ce trebuie să fie identic cu cel de închidere a anului fiscal precedent. 

Documentele legislative precizează și care sunt erorile contabile ce pot fi corectate: 

• Completarea incorectă a denumirii societății ce realizează actele contabile sau a altor elemente ce o caracterizează (codul unic de înregistrare, forma de proprietate, numărul de salariați, activitățile de tip CAEN). În cazul acestora nu trebuie depus un nou set de situații financiare, deoarece modificarea celor vechi nu presupune o schimbare a realității fiscale;
• Orice document contabil care nu prezintă indicatori valorici;
• Erori legate de transmiterea electronică a unor situații financiare și contabile în locul unor declarații de inactivitate;
• Lipsa din dosarul transmis electronic a unor documente ce sunt cerute conform legii (declarația pe propria răspundere, raportul administratorilor etc.);
• deconturi TVA ce trebuie rectificate.

2.1. Perioada de timp recomandată pentru corectarea erorilor contabile

În legătură cu momentul în care erorile contabile trebuie să fie corectate, legea precizează că această activitate trebuie să fie realizată în momentul în care sunt identificate. Erorile nesemnificative și cele semnificative se rezolvă ținându-se cont de rezultatul raportat. Cele nesemnificative, chiar dacă sunt identificate dintr-un interval fiscal precedent, trebuie să fie corectate în raportul financiar actual, nefiind necesară o aplicare retroactivă. În cazul celor semnificative există obligativitatea corectării retroactive, ce se face prin ajustarea situației financiare și prin realizarea unor note explicative. Având în vedere aceste elemente, există nevoia ca erorile contabile să fie rectificate imediat după identificarea lor, în cel mai scurt timp posibil, pentru a se putea înainta către părțile interesate (acționarii și autoritățile statului). 

2.2. Pașii de urmărit în vederea corectării erorilor contabile

Codul fiscal prevede care este modalitatea de corectare a erorilor contabile. În funcție de determinarea rezultatului fiscal se înregistrează două modalități distincte: cele care se corectează pe seama rezultatului reportat prin modificarea rezultatului fiscal al anului respectiv și care necesită și depunerea unei declarații rectificative și cele care se rezolvă pe baza contului de profit și pierdere. 

În practică un astfel de demers se face prin parcurgerea următorilor pași:

• Pentru început este necesară identificarea erorii ce se face în urma unei activități de audit sau a cercetării documentelor anterioare din diverse motive;
• După identificarea erorii se face o evaluare a impactului acesteia asupra situației financiare a companiei. Dacă eroarea nu depășește limita stabilită ca fiind semnificativă, se aplică procedura cu privire la acest tip de erori, iar dacă depășește limita, se aplică procedura corectă;
• Eroarea este corectată prin efectuarea unor înregistrări suplimentare în conturile corespunzătoare;
• După repararea greșelilor se ajustează rapoartele financiare din anul respectiv;
• Ultimul pas este reprezentat de raportarea erorii către organele fiscale ale statului român și către alte persoane interesate, cum ar fi proprietarii firmei. 

3. Recomandări pentru evitarea situației în care este necesară corectarea erorilor contabile  sau rectificarea bilanțului

Erorile contabile nu trebuie să fie considerate ca elemente nesemnificative, pentru că prin neluarea lor în considerație pot rezulta situații complicate, atât legate de neîndeplinirea corectă a obligațiilor fiscale față de statul român, cât și a relației cu partenerii de afaceri. Nu de puține ori, o eroare contabilă nerezolvată la timp a dus la obținerea unor amenzi și penalizări substanțiale din partea statului român sau la incapabilitatea unei analize financiare corecte, care să permită luarea unor decizii de afaceri corespunzătoare. 

Specialiștii contabili au câteva recomandări ce pot fi aplicate cu ușurință pentru a nu apărea astfel de situații dificile:

• Angajarea unor contabili calificați, cu experiență în domeniu reprezintă o metodă ideală de a evita producerea unor erori. Acești specialiști știu exact ce trebuie să facă și sunt atenți întotdeauna la calculele și metodologia aplicată pentru a rezulta o analiză financiară adecvată;
• Depunerea raportului anual trebuie să fie făcută doar în momentul în care există convingerea că în cuprinsul acestuia nu există greșeli. Departamentul de audit trebuie să-și facă datoria cu precizie și la momentul potrivit pentru a se obține convingerea că nu vor apărea în viitor probleme de acest gen;
• Utilizarea unor softuri specializate în contabilitate face ca o astfel de eroare să fie puțin probabilă, trebuind, însă, să fie luate precauții în momentul în care baza de date este migrată de pe un program pe altul.

Cea mai bună soluție ce elimină în totalitate posibilitatea unor erori contabile este apelarea la firme specializate de contabilitate și raportări financiare ce utilizează cele mai noi metode și programe în acest sens. Aceste firme pun la dispoziția clienților interesați diverse tipuri de consultanță contabilă și servicii externalizate, precum și alte servicii administrative de calitate. 

Expertiza și sprijinul financiar contabil sunt esențiale în viața economică agitată și complexă de astăzi, fie că este vorba despre eficientizarea activității, despre deschiderea unor noi puncte de lucru pentru extinderea în alte zone geografice, fie despre diverse achiziții și fuziune sau despre vânzarea afacerii. 

Externalizarea serviciului de contabilitate oferă numeroase avantaje, printre care pot fi amintite garantarea corectitudinii raportării interne și externe a situației financiare, transparența completă a acestor rapoarte, asistență pentru realizarea raportărilor lunare și anuale și implementarea unor programe de contabilitate de ultimă generație, care transformă activitatea în una mai ușor de realizat. 

Un alt beneficiu ce nu trebuie pierdut din vedere este oferirea consultanței contabile pentru raportările manageriale. De multe ori, companiile întâmpină greutăți în realizarea acestor raportări, în special conformitatea legislativă fiind dificil de atins în condițiile în care schimbările de regulamente și legi pot apărea de la o zi la alta. Externalizarea acestui serviciu scutește compania de realizarea unui departament propriu, care de multe ori nici nu are experiența necesară și prilejuiește accesul la servicii de cea mai bună calitate: conformitatea îndeplinirii obligațiilor fiscale, migrarea conturilor contabile, realizarea de situații financiare diverse, raportarea managerială propriu-zisă, expertize contabile, revizuiri contabile, asistență în perioada auditurilor financiare și fiscale și rezolvarea situațiilor care ar putea apărea pe parcursul acestora. 

În concluzie, corectarea erorilor contabile din anii precedenți trebuie să reprezinte o prioritate pentru managerii de companii care doresc să evite situațiile nedorite, să cunoască precis situația financiară a firmei și să preîntâmpine obținerea unor penalizări și amenzi costisitoare din partea instituțiilor statului român. 

*Acest material a fost pregătit doar în scop informativ și nu are rolul de a oferi consultanță fiscală, juridică sau contabilă. Rcomandăm să vă sfătuiți cu echipa de consultanți fiscali, juridici și contabili înainte de a lua orice decizie cu privire la subiectele menționate în acest articol.