Contabilitatea - ce este și cum poate contribui la îmbunătățirea performanțelor într-o companie

Data publicarii: 15 mai 2023

Descoperă în acest articol ce este contabilitatea, ce face un contabil și care este importanța acesteia în cadrul unei firme. 

Cuprins: 

1. Contabilitatea - definiție, importanță, istorie și principii 

1.1. Ce este contabilitatea și ce face un contabil într-o firmă?

1.2. Care sunt principiile contabilității?

1.3. Istoria contabilității și evoluția acesteia 

2. Funcțiile contabilității și importanța ei într-o firmă 

2.1. Funcțiile contabilității și scopul acestora 

2.2. Cine poate ține contabilitatea unei firme? 

2.3. Rolul contabilității într-o companie 

2.4. Tipuri de contabilitate 

1. Contabilitatea - definiție, importanță, istorie și principii

Indiferent de mărimea unei întreprinderi, contabilitatea este obligatorie și absolut necesară pentru luarea deciziilor și măsurarea performanțelor economice. Departamentul de contabilitate are mai multe sarcini în cadrul unei companii, printre care misiunea de a cunoaște gestiunea și activele, datoriile și capitalurile proprii și rezultatele obținute. Datele financiare sunt importante pentru o bună planificare strategică, dar și pentru gestionarea operațiunilor cu investitorii, creditorii, clienții și alte instituții publice. În acest sens, din ce în ce mai multe companii, atât mari, cât și mici, apelează la consultanță contabilă și servicii externalizate pentru a implementa politicile de conformitate, pentru a gestiona costurile și pentru a-și îmbunătăți performanțele. 

1.1. Ce este contabilitatea și ce face un contabil într-o firmă

Toate activitățile contabile sunt reglementate prin Legea Nr. 82 din 1991, cu modificările și completările care au apărut pe parcurs. Aceasta prevede că toate societățile comerciale, companiile naționale, regiile autonome sau alte persoane juridice au obligația să organizeze contabilitatea proprie, specifică activității pe care o desfășoară.

Conform definiției din lege, “contabilitatea este o activitate specializată în măsurarea, evaluarea, cunoașterea, gestiunea și controlul activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, precum și a rezultatelor financiare obținute din activitate.” Prin acest proces de înregistrare, clasificare și sintetizare a tranzacțiilor financiare este oferită o imagine clară a sănătății financiare a firmei și a performanței acesteia. Acest lucru este foarte important deoarece oferă îndrumare pentru gestionarea resurselor și creșterea strategică. 

Înregistrarea, prelucrarea, publicarea și păstrarea informațiilor financiare se face în ordine cronologică și sistematică. Contabilitatea este o funcție cheie în oricare întreprindere. Rapoartele generate de fluxurile financiare sunt de neprețuit pentru a ajuta conducerea să ia decizii de afaceri în cunoștință de cauză, mai ales în acest mediu de afaceri într-o continuă evoluție.  

Activitatea de contabilitate se poate face prin angajarea unor contabili autorizați sau prin contracte de prestări servicii în acest domeniu, respectându-se prevederile legale stabilite de Corpul Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România. Echipa internă poate fi completată în mod armonios de specialiști externi în contabilitate și raportări financiare și fiscale. Un contabil este un profesionist licențiat și acreditat, responsabil cu păstrarea și interpretarea documentelor și a înregistrărilor financiare ale unei companii, asigurându-se că organizația își gestionează banii în mod eficient. Pe lângă activitatea profesională pe care o desfășoară, contabilii trebuie să se perfecționeze în mod continuu și să fie la curent cu toate prevederile legale în acest domeniu. 

Rolul contabilului într-o firmă este foarte important, iar îndatoririle zilnice variază în funcție de poziție și de organizație. Printre cele mai comune sarcini și responsabilități se numără: 

• Asigură acuratețea documentelor financiare, precum și conformitatea acestora cu legile și reglementările în vigoare. 
• Pregătește rapoartele financiare importante.
• Ține evidența plăților către furnizori sau către bănci. 
• Pregătește declarațiile fiscale și asigură plăți corecte și la timp ale impozitelor.
• Evaluează operațiunile financiare pentru a recomanda cele mai bune practici, identifică problemele și elaborează strategii de soluționare. 
• Oferă îndrumare în ceea ce privește reducerea costurilor, creșterea veniturilor și maximizarea profitului. 
• Realizează balanțe de verificare, de conturi și emite ordine de plată.
• Înregistrează plățile și încasările pe baza documentelor justificative.

Așadar, ceea ce face un contabil într-o firmă este esențial pentru o funcționare eficientă a organizației. În plus, acesta are obligația legală de a acționa cu onestitate și de a evita neglijența în activitatea lui. De asemenea, contabilii sunt responsabili pentru înregistrările financiare și pentru conformarea acestora cu legile și reglementările relevante. 

1.2. Care sunt principiile contabilității?

Principiile contabilității sunt regulile și teoriile pe care societățile trebuie să le respecte atunci când raportează date financiare. Scopul acestora este de a se asigura că situațiile financiare ale unei societăți sunt complete și coerente. Principiile contabile sunt următoarele:

• Principiul continuității activității - înseamnă că întreprinderea își continuă activitatea În mod normal în viitor. 
• Principiul permanenței metodelor - presupune o aplicare constantă a practicilor contabile la fiecare exercițiu financiar. 
• Principiul prudenței - aplicarea lui protejează întreprinderea și terții de evaluările subiective. 
• Principiul independenței exercițiului - are în vedere faptul că fiecare exercițiu financiar este independent și evidențiază cheltuielile și veniturile corespunzătoare doar acelei perioade. 
• Principiul intangibilității - prin acest principiu se precizează faptul ca bilanțul de deschidere al exercițiului financiar curent trebuie să coincidă cu bilanțul de închidere al celui precedent. 
• Principiul necompensării - presupune evaluarea și înregistrarea separată în contabilitate a elementelor de activ și de pasiv, a cheltuielilor și veniturilor.
• Principiul prevalenței economicului asupra juridicului - informațiile contabile trebuie să fie credibile, în concordanță cu realitatea economică, nu doar ținându-se cont de forma lor juridică.
• Principiul pragului de semnificație - acest principiu este necesar pentru a nu supraîncărca situațiile financiare cu informații contabile prea detaliate. 
• Principiul evaluării separate - pentru stabilirea valorii totale a unei poziții din bilanț se va determina valoarea aferentă fiecărui element de activ și de pasiv. 

1.3. Istoria contabilității și evoluția acesteia

Istoria contabilității datează din timpul civilizaților antice din Mesopotamia, Egipt și Babilon. Un exemplu este Imperiul Roman al cărui guvern avea înregistrări detaliate despre finanțele sale. Însă contabilitatea modernă a apărut abia la începutul secolului al XIX-lea. Pe atunci, tehnicile foloseau contabilitatea în partidă simplă, dar din cauza complexității întreprinderilor capitaliste, practicile contabile au evoluat către contabilitatea în partidă dublă. Acest lucru a dus la crearea de conturi pentru elementele patrimoniale, folosindu-se contul debitor în stânga și cel creditor în dreapta. 

Luca Pacioli a adus contribuții importante în dezvoltarea contabilității ca profesie, fiind considerat “Părintele contabilității și al evidenței contabile”. Acesta a publicat o carte despre sistemul de contabilitate în partidă dublă în 1494. În România, răspândirea contabilității în partidă dublă a avut loc mai târziu decât în restul Europei din cauza faptului că formele economiei capitaliste au apărut mai greu față de statele occidentale. De-a lungul timpului, contabilitatea românească a progresat odată cu dezvoltarea economiei, iar sistemul în partidă dublă a fost produsul unei evoluții a practicilor contabile.

2. Funcțiile contabilității și importanța ei într-o firmă

Contabilitatea este un proces prin care sunt urmărite tranzacțiile financiare dintr-o întreprindere, cum ar fi intrările și ieșirile de bani. Acest lucru este important pentru firme, nu doar pentru păstrarea evidențelor și gestionarea afacerii, ci și din motive juridice și fiscale. Chiar dacă activitățile legate de contabilitate sunt lăsate în seama profesioniștilor, alături de alte servicii administrative sau cele din domeniul HR și salarizare, este totuși recomandată înțelegerea elementelor de bază, mai ales atunci când conduci o afacere. Află care sunt funcțiile contabilității, de câte feluri poate fi și care este rolul acesteia într-o companie.  

2.1. Funcțiile contabilității și scopul acestora

Contabilitatea unei firme are mai multe funcții importante:

• Prelucrare și înregistrare a datelor - acest lucru presupune consemnarea proceselor economice care se pot exprima valoric în cadrul unităților patrimoniale. 
• Informare - aceasta poate fi internă, pentru conducerea unității, sau externă, pentru terți.
• Control gestionar - are în vedere modul în care sunt păstrate atât valorile materiale, cât și cele bănești. 
• Juridică - este foarte importantă pentru dovedirea realității operațiunilor economice, servind ca mijloc de probă în justiție. 
• Previzională - informațiile pentru un exercițiu financiar încheiat pot fi folosite pentru a determina anumite tendințe în evoluția viitoare.

2.2. Cine poate ține contabilitatea unei firme?

În ceea ce privește cine sau cum se ține contabilitatea unei firme, aceasta poate fi organizată la nivel intern sau poate fi externalizată: 

• La nivel intern -  se organizează în compartimente distincte conduse de către un director economic, de către un contabil-șef sau altă persoană împuternicită. Persoanele desemnate în funcții de conducere trebuie să aibă studii superioare economice. În cazul unei aplicări necorespunzătoare a reglementărilor contabile, răspunderea le revine acestora.

• La nivel extern - externalizarea activităților de contabilitate se poate face pe baza unor contracte de prestări servicii încheiate cu persoane fizice sau juridice autorizate și care fac parte din Corpul Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România. Potrivit legii și a prevederilor din contractul semnat, răspunderea pentru conducerea contabilității le revine acestora. 

2.3. Rolul contabilității într-o companie

Contabilitatea are un rol foarte important deoarece informațiile rezultate în urma unor astfel de activități prezintă situația financiară a unei companii. Acestea arată dacă la sfârșitul unei zile firma obține profit sau are pierderi financiare, lucruri esențiale nu doar pentru conducere, ci și pentru utilizatorii externi, cum ar fi investitori, creditori sau alte părți interesate. Pe scurt, contabilitatea ajută o întreprindere să își înțeleagă mai bine poziția financiară pentru a putea lua decizii mai bune și pentru a gestiona riscurile. 

Contabilitatea se ocupă cu înregistrarea și raportarea tranzacțiilor financiare a performanțelor și a fluxurilor de numerar ale unei companii. Aceasta presupune consolidarea tuturor informațiilor financiare pentru a le face clare și ușor de înțeles de către toate părțile interesate și de acționari. Contabilitatea servește scopului de a întocmi situații financiare transparente, fiabile și exacte, așadar necesitatea acesteia este clar înțeleasă de către toată lumea. Iată câteva date care îți vor oferi o imagine exactă despre importanța contabilității:

• Păstrează o evidență sistematică a informațiilor financiare ale unei organizații. Cu ajutorul unor înregistrări complete și actualizate, părțile interesate pot evalua performanța unei companii pe o anumită perioadă de timp.
• Facilitează luarea deciziilor pentru conducere, cum ar fi extinderea geografică sau îmbunătățirea eficienței operaționale.
• Contabilitatea ajută la comunicarea rezultatelor companiei către diverși utilizatori, cum ar fi investitori sau creditori. Astfel, investitorii pot decide să cumpere acțiuni ale societății, iar creditorii analizează riscurile în vederea acordării unui împrumut. 
• Sistemul de contabilitate contribuie la asigurarea faptului că situațiile financiare ale unei companii sunt raportate în mod legal și corect. 

2.4. Tipuri de contabilitate

Contabilitatea poate fi împărțită în mai multe categorii, fiecare referindu-se la un anumit set de informații despre anumite tranzacții. Principalele tipuri de contabilitate sunt: 

Contabilitatea financiară 

Este practică de înregistrare și raportare a tranzacțiilor financiare și a fluxurilor de numerar. Acest tip de contabilitate este necesar în special pentru a genera rapoarte financiare pentru autorități ale statului sau alte părți interesate, furnizând informații privind performanța și sănătatea financiară a unei întreprinderi printr-un bilanț contabil lunar, semestrial sau anual. 

Contabilitatea managerială 

Se concentrează pe utilizarea și interpretarea informațiilor financiare astfel încât administratorii să poată lua decizii de afaceri corecte. Este asemănătoare contabilității financiare, doar că este destinată uzului intern. Situațiile financiare sunt întocmite pentru a evalua și interpreta performanța financiară. 

Contabilitatea fiscală 

Este o ramură a contabilității care urmărește taxele datorate statului, vizând controlul și supravegherea angajamentelor fiscale ale unei companii. Aceasta se concentrează pe practicile contabile legate de îndeplinirea obligațiilor fiscale. În funcție de specificul fiecărei firme, acest tip de contabilitate trebuie abordat în mod diferit. 

Contabilitatea juridică

Și acest tip de contabilitate are un rol important în oferirea informațiilor necesare în cazul apariției unor litigii penale sau civile, în cazul desfășurării unor audite financiare sau a altor procese legate de suspiciuni de fraudă.  

De asemenea, alte ramuri ale contabilității pot fi contabilitatea costurilor, auditul, contabilitatea fiduciară, publică sau guvernamentală, fiecare cu rolul ei diferit. 

Așadar, înțelegerea contabilității și a conceptelor cheie care stau în spatele acesteia contribuie la o mai bună gestionare a afacerii, indiferent de mărimea ei. Practicile contabile monitorizează întreaga activitate financiară, având un rol important în păstrarea ordinii și a legalității operațiunilor financiare. Pentru succesul economic al unei firme, activitatea contabilului sau a departamentului financiar poate fi completată de un partener de servicii externalizate de contabilitate care să contribuie la valorificarea punctelor forte ale companiei. 

*Acest material a fost pregătit doar în scop informativ și nu are rolul de a oferi consultanță fiscală, juridică sau contabilă. Rcomandăm să vă sfătuiți cu echipa de consultanți fiscali, juridici și contabili înainte de a lua orice decizie cu privire la subiectele menționate în acest articol.