Dezvoltarea scenariilor câştigătoare pentru criza generată de pandemia COVID-19 şi efectele acesteia

În actualele condiții de afaceri neobișnuite, companiile inteligente trebuie să fie predictive și proactive în procesul de luare a deciziilor, pentru a-și menține continuitatea operațională și pentru a asigura supravieţuirea businessului.

Ce ar trebui să faceți dacă sunteți responsabil de o echipă, organizație sau companie?

Integrarea următoarelor acţiuni în planul strategic ar putea contribui la creșterea afacerii și productivității în timpul crizei actuale cauzate de COVID-19, precum și în perioada de revenire.

1. Puneți siguranța oamenilor pe primul loc

Folosiți toate resursele pentru ceea ce este cel mai important - siguranța tuturor celor de care sunteți responsabil.

Asigurarea protecției și bunăstării angajaților la locul de muncă este crucială. Oamenii au nevoie de la angajatori de îndrumare și este important ca preocupările acestora să fie abordate într-un mod deschis și transparent pentru a-i motiva.

De asemenea, ar trebui să inițiați și să extindeți programe de lucru flexibile, împreună cu alte politici care să permită oamenilor să lucreze de la distanță și în condiții de siguranță.

În cazul în care munca la domiciliu sau programele de lucru flexibile nu sunt posibile și companiile au nevoie de angajați la locul de muncă sau în contact direct cu clienții, este important să se prevadă măsuri de protecție împotriva infecțiilor.

2. Comunicaţi cu colegii, aşa cum o faceţi cu prietenii sau familia

O comunicare eficientă și în timp util în materie de sănătate este întotdeauna importantă, dar acest lucru devine și mai evident atunci când se creează un plan pentru remodelarea afacerii și pentru asigurarea sprijinului continuu din partea clienților, angajaților, furnizorilor, creditorilor și autorităților de reglementare.

Asigurați-vă că transmiteți informațiile relevante partenerilor dumneavoastră în timp util, frecvent și într-o manieră ușor de înțeles.

Furnizați informații despre ceea ce se întâmplă, despre impactul și modul în care compania îl gestionează și, desigur, oferiți întotdeauna îndrumări cu privire la ceea ce ar trebui să facă angajații.

În perioade extraordinare, așa cum este cea a pandemiei COVID-19, veți avea nevoie de abilități de comunicare eficiente pentru a transmite încredere și speranță angajaților, precum și celorlalți parteneri cu care lucrați.

3. Fiți pregătiți pentru schimbări în comportamentul clientului

Mulți vor manifesta cu siguranță o sensibilitate mai mare la germeni și vor prezenta riscul de a răspândi infecții, astfel încât chiar acest comportament va schimba multe domenii de activitate.

Incercaţi să aveți o abordare proactivă pentru a înțelege ce schimbări vor apărea și pentru a fi pregătit să vă personalizați rapid produsele, serviciile și strategiile, cu scopul de a răspunde nevoilor curente și viitoare ale clienților.

4. Concentraţi-vă asupra numerarului

Pentru multe întreprinderi, cea mai importantă preocupare în condițiile actuale de afaceri este de a-și gestiona presiunile legate de numerar pentru a ieși din criză, ceea ce înseamnă că accentul  trebuie să treacă de la situația veniturilor (creșterea cifrei de afaceri) la bilanț (conservarea lichidităților).

Puteți acționa în mai multe feluri, însă orice acțiune întreprinsă trebuie să vizeze îmbunătățirea rapidă a situației numerarului:

- Prognozarea în timp real:

• pregătiți fluxul de numerar pe termen scurt, cu monitorizare zilnică;
• analizați și urmăriți încasările/ plățile cheie;
• intermediaţi termenele de execuție ale acestora (de ex.: efectuați plățile către furnizori în ultima zi a termenului scadent);

- Țineți numerarul sub control strict: numiți o singură persoană responsabilă cu monitorizarea numerarului, gestionați proactiv fondurile primite de la clienți sau plătite furnizorilor. 

5. Pregătiţi o strategie de reducere a costurilor

Deși creșterea cifrei de afaceri nu mai reprezintă o prioritate, este important să luați decizii legate de costuri, dar este esențial să evitați acțiunile agresive, deoarece modul în care vă gestionați acum deciziile cu privire la costuri va determina cât de bine mențineți performanța în timpul crizei și care vor fi efectele, după ce criza va trece.

În cazul în care reducerea costurilor este inevitabilă, vă prezentăm câteva strategii pe care le puteți lua în considerare:

- Cheltuielile cu angajaţii - limitați costurile cu personalul prin înghețarea angajărilor, încetarea contractelor cu subcontractanții și a celor temporare, încercând să flexibilizați forța de muncă (de exemplu, prin monitorizarea programărilor privind concediile, atunci când volumul de muncă nu este atât de mare);

- Costuri de capital - amânați toate costurile CapEx și revizuiți-le pe cele absolut necesare;

- Alte cheltuieli - verificați dacă dobânzile/ chiriile pot fi amânate;

- Implicați echipa - întrebați angajații dacă au idei de reducere de costuri și faceți-i să se simtă parte din soluție.

6. Căutați programe de asistență financiară

Chiar dacă aveți deja implementată o strategie puternică, veți avea totuși nevoie de ajutor extern. Din fericire, legea românească de restructurare introduce măsuri de asistență pentru a ajuta întreprinderile care se confruntă cu dificultățile cauzate de COVID-19, după cum urmează:

- Neaplicarea amenzilor sau penalităților pentru neplata obligațiilor fiscale pe perioada stării de urgență;

- Prelungirea termenului de depunere a situațiilor financiare pentru anul 2019 până la 31 iulie 2020;

- Facilitarea procedurilor de rambursare a TVA prin accelerarea acțiunilor întreprinse;

- Crearea „grupului de analiză fiscală” pentru consultanță fiscală primită de la reprezentanții statului cu privire la eventuale problemele pe care le puteți avea.

Ar trebui să monitorizați oportunitățile oferite de guvernul național și cele organizaționale și să determinați care sunt cele mai potrivite pentru organizația dumneavoastră.

7. Planificați recuperarea acum, nu mai târziu

Timpul este esențial: revizuirea și adaptarea corectă a strategiei, previziunile financiare și gestionarea fluxurilor de numerar reprezintă un factor cheie de succes pentru pregătirea mediului de lucru post COVID-19. 

Aplicând câteva dintre soluţiile de mai sus, vă va ajuta să obțineţi continuitatea în afaceri.

Ce urmează?

• Să înțelegeți foarte bine pozițiile financiare si strategice actuale;
• Să întocmiți un plan financiar adaptat situației dumneavoastră, care să includă considerații referitoare la previziunile fluxului de numerar;
• Să conveniți asupra următorilor pași relevanți în ceea ce privește planurile formale de acțiune şi să le comunicaţi corespunzător.