CEE Design Sprint 2023: din culisele evenimentului

CEE Design Sprint este un eveniment aparte, ce are loc în Mazars în Europa Centrală și de Est, care aduce laolaltă Mazarieni din toată regiunea pentru a lucra împreună la un proiect de inovație, menit să rezolve o provocare identificată într-unul dintre procesele din companie. Cum evenimentul în sine a debutat aducând în prim-plan partea sa de inovație, echipele de anul acesta au avut ocazia să experimenteze cu realitatea virtuală și să își construiască proiectele folosind-o, urmând tema acestei ediții: Includerea realității virtuale în procesul de onboarding.

Vom parcurge acest articol prin prisma a trei perspective diferite, acelea ale colegilor noștri participanți la eveniment: Iustin Braharu, Senior Software Developer, Raluca Necula, Senior Consultant și Marwa Al Murisi, Business Development Senior la Mazars în România. Printr-o serie de testimoniale, aceștia ne-au purtat alături de ei prin experiența CEE Design Sprint și ne-au prezentat procesul prin care au reușit să își aducă proiectele la bun sfârșit, oferind în mod generos, detalii despre proiecte, despre interacțiunea cu echipele și despre provocările apărute în drumul lor. Chiar dacă aceștia se află la prima experiență cu realitatea virtuală, într-un proiect de acest gen, au avut parte de tot suportul necesar în jurul lor. Haide să descoperim mai multe de la colegii noștri în cele ce urmează!

Primul și unul dintre cele mai importante aspecte ale evenimentului, a fost oportunitatea de a lucra într-o echipă multiculturală, alături de oameni cu diferite background-uri și vechimi, și de a învăța din experiența și bunele lor practici pe parcurs. Colegii noștri au fost împărțiți în două echipe, cu Iustin și Raluca într-una și Marwa într-o alta, fiecare grup având în compoziție cinci sau șase membri. Echipele și conexiunile stabilite între membri au reprezentat într-adevăr fundația proiectelor și unul dintre pilonii importanți pentru succes.

Munca depusă de echipe poate fi plasată în două categorii, aceștia lucrând online pentru proiectele lor până în momentul întâlnirii la Viena, unde au avut ocazia să lucreze împreună și să pună la punct detaliile finale, înainte de prezentarea regională către colegii lor.

Am colaborat încă de la început, am înțeles cerințele, am putut planifica ușor următoarele acțiuni, am schimbat idei și am concluzionat tot. Odată ajunși la Viena, am reușit să grăbim și să eficientizăm fiecare dintre procese, iar munca în echipă față în față a ajutat foarte mult. Munca propriu-zisă a fost împărțită în funcție de lucrurile cu care fiecare membru era confortabil sau cu care avea experiență. Procesele grele legate de realitatea virtuală au fost atribuite utilizatorilor experimentați, în timp ce scrierea scenariului și design-ul camerei virtuale a fost atribuit oamenilor înclinați către artă și creativitate, a împărtășit Iustin.

Evidențiind punctele forte ale fiecăruia și știind cum să pună în valoare opiniile și perspectivele tuturor membrilor, cu scopul de a acoperi multiple arii simultan și de a lucra cât mai eficient, echipele noastre au reușit să avanseze și să facă progrese în proiectele lor. În ceea ce privește acest aspect, Raluca punctează: ghidați de motto-ul echipei noastre, “In a fast-changing world, finding time for meaningful social connection can be a rare treasure”, am generat cât de multe idei diferite am putut, pentru a încerca să rezolvăm problemele în cel mai scurt timp, folosind metoda Brainwriting. Aceasta a fost cea mai bună abordare a noastră, aducând laolaltă perspective și puncte forte ale tututor membrilor echipei.

Aceasta a adăugat: Fiecare coleg din echipă a avut ocazia să își noteze ideile, ca mai apoi să putem organiza o dezbatere în care le-am selectat pe cele care ne-au inspirat cel mai mult. În acest fel, am creat cadrul propice pentru a ne exprima punctele de vedere pentru a le supune la vot, dar și pentru a construi unul pe ideile celuilalt, ca o echipă.

În același timp, Marwa vine și oferă la rândul ei o privire de ansamblu asupra modului în care echipa ei a fost organizată, menționând: Nu am lucrat cu niciunul dintre colegi înainte de acest eveniment, însă cu câte proiecte și cerințe ne erau atribuite, cu atât mai bine și mai eficient lucram ca și echipă, iar acest lucru a reprezentat doar vârful icebergului în ceea ce privește această experiență.

Fiecare pas din acest proces s-a conturat sub forma unei imagini diferite pentru echipele noastre, privind metodologia și modul de abordare. În timp ce Iustin a evidențiat faptul că au reușit să creeze un spațiu virtual, în care un junior poate învăța despre noii colegi Mazars și poate face asta într-un mod interactiv, sau poate descoperi cu cine este compatibil când vine vorba despre interese și hobby-uri, Raluca a oferit o imagine mai detaliată asupra etapelor parcurse de către ei: am putut alege un profil al juniorului, bazându-ne mai apoi întregul proiect pe acesta. Am creat o cameră virtuală care conținea, de asemenea, un loc special pe care l-am denumit „Who is Who Library”, unde fiecare Mazarian nou să poată găsi o prezentare detaliată despre colegi. Pentru a ajuta persoana al cărei profil l-am construit mai devreme, în procesul de onboarding, am creat o altă cameră virtuală ce conținea jocul numit de către noi „The Personality Quiz”, în cadrul căruia, printr-o serie de întrebări, colegii pot descoperi compatibilitatea dintre ei.

Pentru echipa al cărei membru a fost Marwa, munca a fost segmentată în patru etape: etapa de empatizare, aducând laolaltă elementele lipsă din procesul de onboarding, etapa de definitivare, în care am clasificat problemele, marcându-le pe fiecare în agenda noastră, am conturat profilurile și am adresat întrebările potrivite pentru a folosi ascultarea activă în cadrul primei noastre cerințe – aceea de a intervieva colegi nou veniți în companie și de a valida experiențele noastre și problemele sau elementele lipsă identificate. Apoi a urmat faza de construire a prototipului, în cadrul căreia Marwa a subliniat importanța suportului de care au avut parte de la organizatori și mentori, care au făcut o treabă impresionantă, asigurându-se că focusul nostru este pe lucrurile necesare fiecărei etape, fiecărui subiect, fiecărei teme. Ultima etapă a proiectului lor a fost aceea de testare, unde am reușit să ne aducem ideile într-un spațiu virtual sub diferite forme și să le adresăm pe fiecare în parte, a povestit colega noastră.

Dragii noștri colegi s-au întors de la Viena, nu doar cu amintiri care vor rămâne cu ei cel puțin o perioadă îndelungată, dar și cu noi lecții învățațe și informații acumulate. Rugați să concluzioneze experiența lor la CEE Design Sprint, aceștia au punctat faptul că a fost un succes major, și chiar dacă a fost necesară o cantitate mare de efort pentru a face totul posibil, rezultatul este pur și simplu spectaculos, împărtășește Iustin. Marwa plusează la rândul ei, menționând că CEE Design Sprint este oportunitatea care i-a dat voie să întâlnească oameni cu abordări similare, cu aceleași ambiții, fapt ce a elevat întreaga experiență într-un mod firesc și pe care a simțit-o într-adevăr ca pe o cursă, de la început până la sfârșit. În cele din urmă, Raluca pune accent pe elementele de noutate acumulate și învățate pe parcursul procesului, împărtășnd faptul că trăim într-o lume constant în schimbare, cu un focus profund pe transformarea digitală, însă, lăsând acest lucru deoparte, abordarea de a avea în centru oamenii este despre a cultiva empatie alături de persoanele cu care lucrezi, despre a genera idei, a construi prototipuri, a împărtăși ceea ce lucrăm împreună însă, cel mai important, a oferi soluții inovative lumii întregi.

În acest fel, ne încheiem parcursul virtual de-a lungul acestui eveniment special ce are loc anual în cadrul Mazars, și nu puteam face acest lucru fără uimitorii noștri colegi, Marwa, Raluca și Iustin, care au împărtășit, în mod generos, din timpul, sentimentele, amintirile și cunoștințele lor obținute în urma ediției de anul acesta a CEE Design Sprint.