Inventarierea patrimoniului - Procedeu contabil pentru desfășurarea corectă a activităților economice

Data publicării: 28 august 2023

În articolul de mai jos vei afla ce este inventarierea patrimoniului, care este scopul acestui exercițiu contabil, care sunt entitățile ce trebuie să treacă prin acest procedeu și când trebuie să îl realizeze. De asemenea, vei descoperi procedura corectă de aplicare a inventarierii patrimoniului în funcție de modul ales pentru desfășurare, precum și câteva sfaturi utile pentru a trece satisfăcător prin această operațiune.  

Cuprins:

1. Ce este inventarierea generală a patrimoniului - definiție, scopuri, când se efectuează

1.1. Scopurile inventarierii bunurilor

1.2. Când este necesară inventarierea patrimoniului

1.3. Entitățile care trebuie să efectueze inventarierea patrimoniului

2. Realizarea inventarierii patrimoniului în mod corespunzător

2.1. Modurile inventarierii patrimoniului

2.2. Procedura operațională a inventarierii anuale a patrimoniului

3. Sfaturi pentru realizarea unei inventarieri corecte a patrimoniului 

1. Ce este inventarierea generală a patrimoniului - definiție, scopuri, când se efectuează

Entitățile economice care dețin diverse bunuri și active, dar și datorii față de parteneri și stat ar trebui să știe cu precizie care este situația reală în legătură cu acestea. O modalitate optimă de generare a unor informații precise, care să poată fi utilizate în diverse scopuri este aplicarea procedeului de inventariere a patrimoniului. Demersul trebuie efectuat cel puțin o dată în decursul unui exercițiu financiar, conform legislației statului român, de către o serie de entități economice, ce sunt precizate în documentele și regulamentele de ordin economic, realizate de factorii de decizie ai statului român. 

Pentru definirea activității de inventariere a patrimoniului ar trebui, mai întâi, să fie cunoscute semnificațiile cuvintelor care compun sintagma. Patrimoniul este format din bunurile și activele pe care o organizație economică le deține, printre acestea numărându-se totalitatea imobilelor, echipamentelor, activelor financiare, banilor fizici sau aflați în conturi, datoriilor diverse și stocurilor deja realizate. Inventarierea este acel proces prin care totalitatea bunurilor este identificată în mod corespunzător, în același timp realizându-se și o evaluare a acestora actualizată la un moment dat. 

1.1. Scopurile inventarierii bunurilor

Inventarierea patrimoniului este un demers contabil cu multiple avantaje, atât pentru entitatea economică ce o generează, cât și pentru instituțiile statului cu rol de control economic. În general, inventarierea patrimoniului îndeplinește cinci scopuri specifice:

• Cel mai important scop este legat de identificarea cu precizie a situației reale a unei firme la un moment dat, în legătură cu bunurile pe care le posedă, dar și cu datoriile pe care le are. Acest scop are un rol decisiv în alegerea unei strategii de afaceri care să corespundă cu realitățile economice de la un moment dat. Factorii de decizie vor ști cum să aloce resursele, în ce direcție să se pună accentul și care sunt zonele de risc ce trebuie evitate.

• Inventarierea patrimoniului este și o obligație legală. Prin intermediul acestui demers, organele fiscale ale statului stabilesc obligațiile corecte, pe care entitatea economică le datorează statului român. În acest sens Legea contabilității numărul 82 din 1991 și Ordinul numărul 2861 din 2009 al Ministerului Afacerilor Publice stabilesc periodicitatea demersului și informațiile ce trebuie să fie prezentate anual sau la cerere în această direcție.

• Prin inventarierea patrimoniului se pot identifica situațiile de fraudare sau de furt la adresa bunurilor unor companii. În acest mod se pot identifica pierderile și persoanele responsabile și se pot lua măsurile necesare pentru rezolvarea situațiilor nedorite.

• Inventarierea patrimoniului oferă informații corecte legate de valoarea reală a unei companii. Doar printr-un astfel de demers se poate afla cu exactitate dacă activitatea este una de succes, în creștere față de exercițiul financiar anterior sau dacă există probleme ce trebuie să fie abordate într-un mod corect.

• Inventarierea patrimoniului oferă informații legate de riscurile la care este supusă afacerea. Procedeul reușește să evidențieze zonele sensibile și oferă posibilitatea abordării lor corect.

1.2. Când este necesară inventarierea patrimoniului

Legislația economică are în cuprinsul lui și o parte referitoare la perioadele de timp în care entitățile economice trebuie să treacă printr-un proces de inventariere a patrimoniului. Astfel, este prevăzută inventarierea anuală a bunurilor și datoriilor proprii, de regulă, la încheierea exercițiului financiar. 

În anumite cazuri, de obicei când activitatea economică este una foarte complexă, există posibilitatea unei inventarieri ce precede această limită, însă se impune obligativitatea ca rezultatele sale să fie utilizate la realizarea situației financiare anuale. În afara acestei precizări, legislația furnizează și alte împrejurări în care inventarierea este obligatorie:

• la debutul unei activități economice;
• la cererea organelor de control;
• în cazul în care au loc fuziuni între două sau mai multe entități economice;
• la momentul încetării unei activități economice;
• atunci când este reorganizată gestiunea;
• în cazuri de forță majoră.

1.3. Entitățile care trebuie să efectueze inventarierea patrimoniului

Legea contabilității precizează cu claritate care sunt entitățile obligate să realizeze cel puțin o dată pe an inventarierea patrimoniului. Printre acestea se numără atât societățile comerciale private, cât și instituții publice, regii autonome, societăți corporatiste și persoane juridice cu și fără scop patrimonial. 

De asemenea, obligativitatea este prevăzută și pentru subunitățile fără personalitate juridică din România sau străinătate, care își desfășoară activitatea în țară. Nu trebuie uitate nici acele entități organizate pe baza Codului Civil, ca de exemplu fondurile de pensii facultative și cele administrate privat. 

2. Realizarea inventarierii patrimoniului în mod corespunzător

Corectitudinea inventarierii patrimoniului rezidă din obligațiile legislative, dar și din necesitatea obținerii unor informații corecte, care să ajute factorii de decizie în abordarea corectă a strategiei de afaceri.

Pentru realizarea demersului în mod corespunzător, importante sunt alegerea modului de inventariere potrivit situației specifice, respectarea procedurii operaționale prevăzute în regulamentele contabile și apelarea la sfaturile specialiștilor pentru a se putea profita la maximum de toate avantajele pe care procedura le poate oferi. 

2.1. Modurile inventarierii patrimoniului

Alegerea modului potrivit de inventariere a patrimoniului trebuie să țină cont, în primul rând, de dimensiunile organizației ce va fi inventariată. În cazul în care demersul este efectuat în cadrul unei entități de dimensiuni reduse, poate fi aplicată procedura de inventariere manuală cu ajutorul unei inspecții vizuale. Comisia de inventariere va face o inspecție vizuală a tuturor bunurilor și activelor deținute și va identifica prin procedee specifice banii deținuți, dar și datoriile existente. 

Dacă societatea inventariată este una cu activitate complexă, cu un patrimoniu foarte bogat și diversificat, se impune alegerea unei modalități diferite de inventariere, și anume cea care se realizează prin intermediul softurilor specializate de gestiune a activelor. Acestea funcționează cel mai bune împreună cu sistemele de inventariere automatizate, ca de exemplu cele care surprind transferul activelor pe baza identificării codurilor de bare sau a etichetelor de tip RFID. Varianta automatizată are avantajul de a se realiza mult mai rapid, iar posibilitățile unor greșeli sunt reduse. 

În al doilea rând, pentru alegerea variantei utile de inventariere se va ține cont de existența sau de lipsa unor angajați care cunosc cu exactitate procedura și care au experiență în domeniu. În cazul în care aceștia nu există și inventarierea va fi făcută de către persoane lipsite de experiență, apare o posibilitate reală de eroare ce se poate transforma în pierderi importante, fie în urma neconformității legislative, fie în urma unor date eronate. 

În această situație, o soluție foarte utilă este reprezentată de externalizarea serviciului prin apelarea la o firmă specializată în consultanță contabilă ce are angajați cu experiență vastă și care au la dispoziție cele mai noi metode și unelte ce pot ajuta în mod semnificativ la corectitudinea și rapiditatea demersului. 

2.2. Procedura operațională a inventarierii anuale a patrimoniului

Procedura operațională a inventarierii anuale a patrimoniului trebuie să parcurgă cu exactitate mai mulți pași pentru a se obține la final garanția corectitudinii demersului și a existenței unor informații utile, ce pot fi folosite cu succes în strategia de afaceri. Specialiștii recomandă trecerea prin următoarele etape:

• Prima etapă este cea a pregătirii pentru inventariere. În această etapă se formează o comisie de inventariere sau se apelează la externalizarea serviciului prin utilizarea unei firme de consultanță contabilă. Tot în acest moment se stabilește tipul de inventariere, care poate fi totală sau parțială pe un anumit domeniu (bunuri, fonduri sau datorii). Administratorii trebuie să asigure accesul comisiei la documentele contabile din exercițiul financiar curent și să pună la dispoziție tot ce este necesar pentru desfășurarea corespunzătoare a demersului.

• A doua etapă este cea a inventarierii propriu-zise. În această perioadă se vor identifica activele, fie prin inspecție vizuală, fie prin alte metode, și se va face o evaluare a acestora în funcție de registrele contabile sau prin alte metode care să ofere informații actuale.

• A treia etapă este cea rezervată înregistrării rezultatelor prin trecerea lor în monografia inventarierii patrimoniului. Aici trebuie să fie evidențiate diferențele identificate pe plus sau pe minus și se stabilesc din ce cauză au apărut acestea. Tot acum se vor lua măsurile pentru reglările între stocul scriptic și cel faptic, în cazul în care apar divergențe.

3. Sfaturi pentru realizarea unei inventarieri corecte a patrimoniului

Entitățile economice ce au obligativitatea inventarierii patrimoniului trebuie să aplice procedura în mod corespunzător, în caz contrar putându-se obține informații incorecte, ce afectează succesul economic și, în plus, pot primi penalizări usturătoare de la instituțiile cu rol de control economic ale statului român. Specialiștii în contabilitate pot oferi câteva sfaturi ce trebuie să fie urmate pentru realizarea satisfăcătoare a demersului, sfaturi ce au o valoare cu atât mai mare cu cât inventarierea este realizată cel puțin o dată pe an. 

• Experiența a demonstrat că cea mai bună metodă de obținere a unei inventarieri corecte este ca aceasta să fie efectuată de către personal calificat, care a mai trecut prin procedură de mai multe ori și care a obținut rezultate pozitive de fiecare dată. Consultanța contabilă este în această privință de neînlocuit, deoarece specialiștii au expertiză în domeniu și au întâlnit în decursul activității lor diverse împrejurări pe care le-au abordat în mod corect.

• Administratorii firmelor ar trebui ca pe tot timpul exercițiului financiar să realizeze o documentație corectă, ce surprinde cu exactitate intrarea și ieșirea activelor pentru ca la momentul inventarierii demersul să fie rapid și facil. Documentele de acest gen ar trebui să fie în format standard, ușor de consultat.

• Inventarierea trebuie să fie planificată cu grijă pentru alegerea unui moment favorabil. Se vor evita perioadele foarte aglomerate, atunci când demersul ar fi mai dificil de pus în practică.

• În momentul în care sunt generate documente relevante pentru inventariere, acestea trebuie să fie păstrate cu grijă într-un spațiu special amenajat, pentru a putea fi puse la dispoziție comisiei de inventariere.

• Administratorul sau factorii de decizie ar trebui să pună la dispoziția comisiei de inventariere, fie internă, fie externă, toate condițiile necesare pentru realizarea inventarierii într-un mod eficient. În acest sens sunt importante atât asigurarea unui spațiu în care își pot desfășura activitatea cu ușurință, cât și punerea la dispoziție a informațiilor necesare pentru obținerea unor concluzii pertinente.

• În cazul în care se alege varianta inventarierii interne, ar fi bine ca la final procedeul să fie verificat și de către un auditor extern pentru a se evita apariția unor situații în care persoanele din interior nu sunt perfect obiective sau chiar au interesul de a ascunde unele informații pentru a se evita descoperirea eventualelor fraude sau furturi.

• O operațiune destul de dificilă este legată de inventarierea stocurilor. Pentru a se facilita demersul, acestea trebuie să fie păstrate într-un mod organizat, astfel încât să poată să fie identificat cu ușurință nivelul lor și tipul de bunuri existente.

În concluzie, entitățile economice ce au obligația realizării inventarierii patrimoniului ar trebui să ia în serios acest demers, deoarece în acest mod obțin conformitatea legislativă și, în același timp, au la dispoziție informații foarte utile, care să le ajute în obținerea succesului financiar. 

*Acest material a fost pregătit doar în scop informativ și nu are rolul de a oferi consultanță fiscală, juridică sau contabilă. Rcomandăm să vă sfătuiți cu echipa de consultanți fiscali, juridici și contabili înainte de a lua orice decizie cu privire la subiectele menționate în acest articol.