Balanța de verificare - un instrument valoros al arsenalului metodei contabile

Data publicării: 28 august 2023

Instrumentul contabil cu ajutorul căruia se pot realiza obligațiile mai sus menționate este balanța de verificare. Iată de ce, este util ca în acest articol să explorăm în detaliu balanța de verificare, ce este, ce rol are și de ce este importantă pentru contabilitate. Vom examina, pe parcurs, procesul de întocmire a balanței de verificare și tipurile de balanțe de verificare cu care se lucrează în contabilitatea unei firme. De asemenea, vom discuta despre unele probleme comune și posibilele greșeli care pot apărea în procesul de întocmire a balanței de verificare și cum pot fi evitate. 

Acest articol dorește să ofere o înțelegere cât mai detaliată a balanței de verificare, înțelegere utilă atât pentru contabilii cu experiență, cât și pentru antreprenorii sau personalul de specialitate al unei companii. Aceste informații și cunoștințele asupra acestui subiect pot fi utile chiar dacă se adoptă o atitudine prudentă prin angajarea de servicii de consultanță contabilă sau se externalizează activitatea către companii specializate în domeniul contabilității și al raportărilor financiare și fiscale care dețin o vastă experiență și pot asigura raportari riguroase în cadrul serviciilor prestate.

Cuprins

1. Ce este balanța contabilă de verificare - definiție și prezentare generală a instrumentului contabil 

2. Balanța de verificare și modelul de întocmire în cazul unei societăți comerciale

3. Cum se citește o balanță de verificare și când se întocmește balanța contabilă pentru descoperirea erorilor cu ajutorul acestui instrument valoros

1. Ce este balanța contabilă de verificare - definiție și prezentare generală a instrumentului contabil

Din punct de vedere contabil, balanța de verificare face parte din inventarul de metode contabile necesare în primul rând pentru acuratețea înregistrărilor operațiunilor comerciale în conturile contabile, și, apoi, pentru a asigura legătura dintre conturile sintetice, bilanț și conturile analitice. De asemenea, balanța de verificare acționează ca un veritabil centralizator sau ca o oglindă a operațiunilor contabile.

Din această succintă definiție se pot, totuși, desprinde unele elemente care se pot constitui în ceea ce în literatura de specialitate poartă denumirea de funcții ale balanței de verificare. 

• Astfel, o primă funcție a balanței de verificare este aceea de a garanta acuratețea înregistrărilor contabile în conturi. Prin intermediul balanței de verificare se controlează corecta înregistrare a tuturor operațiilor de natură comercială și se pot identifica cu ușurință erorile ce pot apărea, mai ales din cauza omiterii conformării principiului dublei înregistrări. 

Astfel, orice date eronate introduse în Registrul Jurnal, în Registrul Cartea Mare și din cadrul acestor evidențe în balanță pot rezulta în rulaje eronate și solduri care nu reflectă realitatea. Apar astfel inegalități între sumele de total ale balanței - fapt care este un semnal al existenței unor erori, fie de înregistrare, fie de calcul al formulelor contabile, erori care trebuie apoi individualizate și corectate. 

• O a doua funcție a balanței de verificare este cea de a asigura legătura între conturile sintetice și bilanțul contabil al entității. Această funcție se realizează prin adunarea tuturor datelor din toate conturile contabile și totalizarea soldurilor finale ale acestora, totaluri care sunt folosite ca informații primare în cadrul bilanțului alături de soldurile inițiale ale conturilor folosite în bilanțurile anuale.

• O altă funcție a balanței de verificare este cea de liant între conturile sintetice și cele analitice. Cu ajutorul balanței de verificare se asigura, practic, corespondența între informațiile înscrise în conturile sintetice și în cele analitice. 

• O funcție importantă a balanței de verificare este aceea de a fi un instrument valoros de analiză în orice moment a situației financiare și economice a unei companii. Desigur, bilanțul rămâne elementul esențial în domeniul acestui tip de analiză, dar acest instrument contabil poate fi accesibil doar anual, la finalul unui ciclu contabil de activitate. Între două bilanțuri anuale consecutive, balanța de verificare - care poate fi întocmită lunar, trimestrial, semestrial, anual sau ori de câte ori este nevoie - rămâne instrumentul operativ la care managementul companiilor poate apela pentru a avea un tablou de moment al situației firmei chiar dacă informațiile oferite sunt ceva mai limitate față de cele oferite de bilanțuri.

• În fine, o ultimă funcție de bază a balanței de verificare ține de cunoașterea evoluției patrimoniale a entității economice. Prin intermediul balanței de verificare și a centralizării datelor pe care acest instrument contabil o oferă se poate obține o privire de ansamblu a mișcărilor efectuate în privința elementelor patrimoniale ale unei entități (modificări de volum, de structură și cele care privesc rezultatele financiare realizate din activitate). 

2. Balanța de verificare și modelul de întocmire în cazul unei societăți comerciale în funcție de tipul balanței

Întocmirea balanțelor de verificare depinde de tipul acestor instrumente contabile. Astfel, în funcție de conturile pe care le conțin, balanțele de verificare pot fi sintetice și analitice. 

• Întocmirea balanței de verificare în cazul conturilor sintetice 

Balanța de verificare a conturilor sintetice se realizează pornind de la informațiile contabile regăsite în conturile sintetice pe care entitatea le folosește în conducerea activității contabile într-o anumită perioadă de timp (denumită și perioadă de gestiune). Astfel, la întocmirea acestui tip de balanță de verificare se vor efectua o serie de operațiuni după cum urmează:

• Se vor stabili rulajele debitoare și cele creditoare ale fiecărui cont sintetic;
• Balanța de verificare va fi completată succesiv cu următoarele informații: solduri inițiale, rulajele debitoare și cele creditoare ale lunii curente preluate din Cartea Mare, totalul calculat al sumelor creditoare și a celor debitoare;
• Se determină soldurile finale prin calcularea diferenței între totalul sumelor debitoare și totalul sumelor creditoare pentru fiecare cont sintetic;
• Se calculează totalurile pe fiecare coloană și se compară și verifică dacă se obțin egalități între coloanele perechi.

• Întocmirea balanței de verificare în cazul conturilor analitice 

Spre deosebire de balanțele de verificare sintetice, aceste tipuri de balanțe de verificare sunt întocmite tot pentru conturi sintetice, dar numai pentru acelea care au evidența desfășurată prin intermediul conturilor analitice. Există posibilitatea ca pentru un singur cont sintetic evidența acestuia să se desfășoare pe mai multe conturi analitice, pentru fiecare dintre acestea fiind posibilă întocmirea unei balanțe de verificare care poate conține atât informații valorice, cât și informații cantitative.

Balanțele de verificare ale conturilor analitice asigură controlul acurateții înregistrărilor și egalitatea între:

• totalul soldurilor inițiale ale fiecărui cont analitic cu soldul inițial al contului sintetic, 
• totalul rulajelor conturilor analitice cu rulajul debitor al contului sintetic, 
• totalul rulajelor creditoare ale conturilor analitice și rulajul creditor al contului sintetic și, în fine,
• totalul soldurilor finale ale conturilor analitice cu soldul final al contului sintetic

De bună seamă, la soldurile inițiale și la soldurile finale menționate mai sus, totalurile se vor referi atât la cele debitoare, cât și la cele creditoare.  

Balanțele de verificare mai pot diferi între ele și după numărul de egalități pe care le integrează. Astfel, întocmirea balanțelor de verificare în funcție de acest criteriu se poate realiza astfel:

• Întocmirea balanței de verificare cu o singură egalitate trebuie să se finalizeze prin verificarea fie a sumelor totale, fie a soldurilor. Astfel, totalul sumelor debitoare trebuie să fie egal cu totalul sumelor creditoare, și, în cel de-al doilea caz enumerat, totalul soldurilor finale debitoare trebuie să fie egal cu totalul soldurilor finale creditoare. 

• În cazul balanțelor de verificare cu două egalități se vor întocmi patru coloane deoarece acest tip de balanță combină, practic, balanța sumelor totale cu balanța soldurilor. Astfel, două coloane sunt dedicate sumelor debitoare și a celor creditoare, iar alte două coloane sunt rezervate soldurilor finale (care, la rândul lor, sunt debitoare și creditoare).

• Balanțele de verificare cu trei egalități sunt instrumente utile care aduc un supliment de informații față de balanțele de verificare cu două egalități. În afară de egalitățile menționate se introduce egalitatea între rulajele debitoare și rulajele creditoare. Astfel, balanța de verificare cu trei egalități este reprezentată sub formă tabelară cu șase coloane. Dar, prin această metodă, deși se poate verifica valoarea totală a activității economice, nu se aduc informații despre tipul și natura operațiunilor care compun această activitate.

Iată de ce se poate folosi o formă a balanței de verificare cu trei egalități care poartă denumirea de ”balanță de verificare de tip șah”. Denumirea vine de la faptul că întocmirea acestui tip de balanță se face după forma unei table de șah. Deși se obțin aceleași trei egalități, acestea nu mai sunt reflectate la finalul coloanelor perechi, fiind regăsite la punctele de intersecție a rândurilor cu coloanele. Se poate realiza astfel corespondența între rulajele din perioada curentă înscrise pe fiecare cont corespondent aflând astfel detalii despre operațiunile economice realizate și conținutul acestora.

• La întocmirea balanțelor de verificare cu patru egalități se vor lua în considerare, suplimentar, sumele precedente preluate dintr-o balanță realizată anterior. Astfel, balanța de verificare cu patru egalități va cuprinde patru perechi de coloane, respectiv:

• total sume debitoare preluate din balanța precedentă = total sume creditoare din balanța precedentă;
• total rulaje debitoare pe luna în curs = total rulaje creditoare pe luna în curs;
• total sume debitoare la data întocmirii = total sume creditoare la data întocmirii;
• total solduri finale debitoare = total solduri finale creditoare.

Totuși, nici balanța cu patru egalități nu prezintă absolut toate informațiile de care ar putea fi nevoie. Astfel, rulajele conturilor din lunile precedente nu apar în această modalitate de întocmire a balanței. Remediul ar putea fi folosirea unei balanțe de verificare cu cinci egalități. 

3. Cum se citește o balanță de verificare și când se întocmește balanța contabilă pentru descoperirea erorilor cu ajutorul acestui instrument valoros

Balanțele de verificare sunt instrumente utile în domeniul contabilității și al raportărilor financiare și fiscale și au un rol deosebit de important în identificarea și corectarea unei serii de erori de înregistrare contabilă care pot apărea de-a lungul activității specifice a unei entități economice. Desigur, apelarea la profesioniști în domeniul serviciilor de audit financiar și consultanță fiscală este o cale prudentă și recomandată de urmat pentru majoritatea companiilor, mai ales pentru cele care desfășoară operațiuni economice numeroase și de anvergură în multiple domenii. Dar, folosirea balanței de verificare rămâne, și în acest caz, o cale utilă pentru a depista la timp următoarele tipuri de erori:

• Greșeli la determinarea sumelor din diversele formule contabile folosite;
• Erori la înregistrarea informațiilor în evidența contabilă sistematică și care pot apărea în trecerea unor sume eronate din Registrul Jurnal în Registrul Cartea Mare;
• Greșeli apărute cu ocazia efectuării unor calcule greșite la determinarea rulajelor, sumelor totale și soldurilor conturilor contabile;
• Neînregistrarea unor operații economice în contabilitatea firmei;
• Erorile apărute ca urmare a transcrierii unor sume corecte dar în alte conturi decât cele în care ar fi trebuit înscrise conform corespondenței esenței economice a operațiunii respective;
• Erori la înregistrarea în evidența cronologică care pot apărea din diverse cauze, printre care se pot menționa: inversări de formule contabile, formule contabile folosite corect dar cu sume eronate, înregistrarea repetată a unei operațiuni economice, corespondența greșită între două conturi. 

Toate aceste erori determină apariția de inegalități în coloanele perechi ale balanței de verificare și pot fi astfel rapid identificate și adresate. Totuși, este de menționat că serviciile moderne de consultanță contabilă alături de folosirea infrastructurii hardware IT moderne și a softurilor de contabilitate performante reduc până la eliminare posibilitatea de apariție a majorității acestor erori, balanța de verificare rămânând totuși un util instrument informativ destinat diverșilor actori din cadrul entității pentru realizarea unor ”fotografii” de moment a evoluției economico-financiare a acesteia. 

Așadar, importanța balanței de verificare în cadrul conducerii activității de contabilitate a companiilor rămâne una esențială și impusă prin legislația în domeniu pentru respectarea metodei contabilității și a exactității înregistrărilor efectuate. 

*Acest material a fost pregătit doar în scop informativ și nu are rolul de a oferi consultanță fiscală, juridică sau contabilă. Rcomandăm să vă sfătuiți cu echipa de consultanți fiscali, juridici și contabili înainte de a lua orice decizie cu privire la subiectele menționate în acest articol.