Provocări și soluții actuale – Interviu UCMS by AROBS

1. Care sunt pilonii care stau la baza administrării procedurilor de salarizare în cadrul companiei Mazars?

Mazars este un parteneriat internațional, ce oferă servicii integrate de audit și consultanță contabilă, fiscală, financiară și juridică*. Operând în peste 90 de țări și teritorii din întreaga lume, ne bazăm pe expertiza a 44.000 de profesioniști – 28.000 în parteneriatul integrat Mazars și 16.000 prin Mazars North America Alliance – pentru a asista clienți de toate dimensiunile, în fiecare etapă a dezvoltării lor.

În România, Mazars are o experiență de 27 de ani în audit, servicii de consultanță fiscală, financiară, contabilă, HR și salarizare. Puterea noastră constă în oamenii cu care lucrăm – echipa locală cuprinde 7 parteneri și 280 de profesioniști.

Departamentul ce oferă servicii externalizate de administrare de personal și calcul salarial are o echipă de 30 de consultanți, care au experiență atât în domeniul legislației muncii, cât și în aria veniturilor din salarii și asimilate salariilor. Mai mult de jumătate dintre consultanții Mazars, care activează în aria administrării de personal și a calcului salarial, sunt certificați ca experți în legislația muncii de către Ministerul Muncii și Protecției Sociale.

*unde este permis de legislația în vigoare a țării.

2. Ce presupune parteneriatul cu UCMS by AROBS?

În anul 2019, Mazars a demarat procesul de selecție pentru căutarea unui furnizor unic de soft de calcul salarial și administrare de personal. Principalele criterii de selecție au făcut referire la flexibilitatea în customizarea rapoartelor de salarii/administrare de personal direct de către utilizatori, promptitudinea echipei de suport a furnizorului în gestionarea solicitărilor venite de la utilizatori, posibilitatea de integrare a soft-ului cu alte aplicații interne ale clientului și automatizarea proceselor de calcul salarial și administrare de personal. Toate aceste criterii au fost îndeplinite de către UCMS by AROBS prin intermediul soluției oferite: dp-Payroll.

3. Care sunt cele mai mari provocări pe care le-ați întâmpinat în ultimul an și ce măsuri ați adoptat pentru a le face față? A fost digitalizarea un atu în acest context?

Întrucât contractul de colaborare cu UCMS by AROBS pentru implementarea soluției dp-Payroll a fost concretizat în luna martie 2020, atunci când pandemia de COVID-19 și-a făcut apariția, iar lucrul remote a devenit esențial, o provocare a fost însăși implementarea soluției cu structura specifică, alături de echipa de implementare UCMS by AROBS exclusiv remote. În acest sens, timpul de implementare a fost mai mare decât s-a estimat inițial, însă cu înțelegere din partea ambelor părți implicate, precum și cu suportul consultanților UCMS by AROBS, am reușit să implementăm aplicația de calcul salarial conform planificării inițiale.

4. Cât de importantă este comunicarea cu UCMS by AROBS și cum vă ajută în soluționarea problemelor?

Comunicarea eficientă a fost unul dintre criteriile de selecție a furnizorului soluției de calcul salarial. Având în vedere faptul că Mazars oferă servicii de consultanță unui portofoliu extins de clienți, din diverse domenii de activitate, era primordial pentru noi să ne putem baza pe un furnizor experimentat, care are clienți dintr-un domeniu de activitate similar cu al Mazars, și care să răspundă cu promptitudine solicitărilor adresate și să ofere soluții flexibile și amănunțite în funcție de specificul clientului, contextul solicitării și așa mai departe. În UCMS by AROBS, am găsit în primul rând un partener de dialog, care ne-a oferit soluții diverse și ne-a propus diferite alternative de lucru.

5. Cum apreciați modul de utilizare al soluțiilor UCMS by AROBS?

Aplicația dp-Payroll este ușor de gestionat și de utilizat. Aceasta prezintă numeroase funcționalități, care pot fi gestionate diferit în funcție de nevoile specifice ale fiecărui client (ex: diferite clasificări ale salariaților pe departamente/centre de cost/puncte de lucru etc).

6. Cum s-au transformat operațiunile de payroll după implementarea soluțiilor UCMS by AROBS?

Odată cu implementarea soluției dp-Payroll, s-au automatizat procesele de calcul salarial (de ex: import pontaje/bonusuri/avansuri), precum și o parte dintre procesele de administrare de personal (cum ar fi pregătirea contractelor de muncă, actele adiționale, deciziile de încetare, adeverințe, acte adiționale de majorare salariu de încadrare în masă etc.). Aplicația dp-Payroll ne-a permis customizarea rapoartelor specifice solicitate de către fiecare client în parte, precum și customizarea notelor contabile pe diferite formate solicitate de către client. Totodată, s-a diminuat semnificativ dependența utilizatorilor de echipa de implementare/suport a UCMS by AROBS, întrucât odată ce procedurile de lucru au fost stăpânite, multe rapoarte sau configurări de calcul pot fi gestionate de către utilizator, fără a fi necesară intervenția echipei de suport a UCMS by AROBS.

7. Care sunt planurile de viitor în ceea ce privește optimizarea procedurilor de administrare a resurselor umane și ce nevoi ați identificat/ preconizați că vor apărea odată cu schimbările contextului social?

Ne dorim să integrăm în dp-Payroll gestionarea întregului proces de administrare de personal, în sensul în care să configurăm, pentru fiecare client în parte, pachetul de documente de angajare (contract individual de muncă, fișa postului etc.), precum și alte documente de personal (acte adiționale, decizii de încetare etc.). Un punct de dezvoltare, care se află și pe agenda priorităților UCMS by AROBS, este de a permite generarea în masă a actelor adiționale de modificări salariale, cu posibilitatea de a salva documentul/per salariat. De asemenea, în contextul digitalizării relațiilor de muncă, o funcționalitate de interes va deveni posibilitatea integrării semnăturii digitale în aplicațiile informatice (True HR/ dp-Payroll).

1. Care sunt valorile în funcție de care se desfășoară activitatea în departamentul de salarizare?

În Mazars, abordăm fiecare proiect cu independență, responsabilitate și conștiință socială. Aşadar, valorile companiei sunt susţinute de codul nostru de conduită, care ne ghidează în tot ceea ce realizăm: modul în care satisfacem nevoile clienților, în care ne dezvoltăm oamenii și ce rol jucăm în comunitățile noastre.

Suntem de părere că fiecare client este important și tratăm cu deosebită atenție fiecare solicitare venită din partea lor, răspunzând într-o manieră clară, concisă și practică, respectând prevederile legale în materie. De asemenea, considerăm că membrii echipei sunt cei mai importanți atunci când vine vorba de asigurarea calității serviciilor furnizate. Acesta este motivul pentru care investim în formarea consultanților, precum și în dezvoltarea lor profesională și personală.

2. Care sunt cele mai importante valori pe care le-ați învățat odată cu experiența acumulată de când profesați în acest domeniu de activitate?

Este foarte important ca membrii echipei să aibă dorința de a prelua noi responsabilități, de a gestiona situații complexe, de a propune soluții și de a ajuta la dezvoltarea colegilor din subordine. De asemenea, este important să fii un model pentru membrii echipei, să îi ajuți să gândească “outside the box”, pentru ca la rândul lor, aceștia să îi motiveze pe alți colegi din subordine să fie proactivi, să analizeze situații, să gândească critic și să fie creativi.

3. Cum s-a optimizat procesul de gestionare a resurselor umane și a salarizării de când utilizați soluția dp-Payroll?

Optimizarea și automatizarea proceselor de administrare de personal și salarizare, odată cu utilizarea soluției dp-Payroll, ne-a permis să ne dezvoltăm portofoliul, întrucât timpul necesar procesării lunare a calculului salarial a fost diminuat considerabil. Totodată, automatizarea procesului de calcul salarial ne-a permis degrevarea membrilor echipei și posibilitatea ca aceștia să fie implicați în proiecte diferite (ex: audit în domeniul resurselor umane, consultanță privind aspecte din legislația muncii, pregătire/revizuire de Regulament Intern, asistență în întocmirea Contractului Colectiv de Muncă etc.), ceea ce a condus la diversificarea serviciilor furnizate.

4. Cum ați aflat de soluția dp-Payroll oferită de UCMS by AROBS și de ce ați ales să o utilizați?

Am aflat de soluția dp-Payroll de la profesioniștii din domeniu, ca urmare a participării la diverse evenimente de business. Feedback-ul acestora a fost foarte bun, iar ulterior, în cadrul unui proces de selecție la care au participat mai mulți furnizori de aplicații de calcul salarial, soluția dp-Payroll a întrunit majoritatea condițiilor de selectare.

5. Având în vedere că oferiți servicii de outsourcing, cât de complex este procesul de implementare și servisare a clienților, utilizând soluția noastră?

Întrucât am optat pentru o configurare unică, care să acopere nevoile tuturor clienților gestionați, etapa de analiză în cadrul procesului de implementare a jucat un rol foarte important, pentru a putea surprinde și configura cât mai multe situații particulare avute în vedere, dar în același timp urmărind uniformizarea în cadrul unei configurări de tip “umbrelă”.

De asemenea, întrucât implementarea efectivă a coincis cu debutul pandemiei de COVID-19, inițial, adaptarea la modul de lucru, întâlnirile și configurarea soluției remote a reprezentat o provocare în cadrul echipei. În prezent, în aplicația dp-Payroll sunt gestionați aproximativ 3/4 din portofoliul de clienți, din diferite industrii, fapt care subliniază în mod obiectiv succesul implementării și uniformizării modalității de calcul. O altă provocare în etapa de implementare și calculul efectiv în aplicație, a fost faptul că mai mult de jumătate dintre consultanții Mazars nu mai utilizaseră aplicația dp-Payroll, astfel fiind necesară o etapă de adaptare la noile funcționalități ale soluției de calcul.

6. În ce mod vă ajută soluția la gestionarea activității și ce rezultate a înregistrat departamentul de salarizare de când utilizați soluția dp-Payroll?

Aplicația dp-Payroll ne-a ajutat în automatizarea proceselor de administrare de personal (pregătirea contractelor individuale de muncă, a actelor adiționale, a documentelor de încetare, a adeverințelor de salariat direct în dp-Payroll), ceea ce a redus timpul petrecut cu pregătirea documentelor de HR, apoi cu operarea acestora în aplicație, în vederea calculului salarial. De asemenea, aplicația oferă flexibilitate în customizarea rapoartelor de salarii solicitate de către clienți, rapoarte ce pot fi cu ușurință pregătite de către utilizatorii finali, nefiind astfel necesară implicarea echipei de suport UCMS by AROBS.

7. Cât de operativ este ajutorul echipei de suport în soluționarea problemelor și cum se desfășoară comunicarea?

Echipa de suport răspunde prompt, fie pe e-mail, fie telefonic. Până în prezent, nu au existat solicitări care să nu fie gestionate cu profesionalism de către echipa de suport a UCMS by AROBS.

8. Cum credeți că va arăta viitorul departamentelor de salarizare și care credeți că va fi răspunsul companiilor producătoare de soluții software pentru acest segment?

Sunt de părere că automatizarea proceselor este punctul de interes al companiilor în domeniul administrării de personal și al salarizării, precum și integrarea aplicației dp-Payroll cu soluțiile interne. Posibilitatea de a „citi” informația de pe certificatele medicale/alte documente în format .pdf/word și a o transpune direct în aplicație, precum și posibilitatea de a semna electronic declarația unică 112, reprezintă aspecte de interes în cadrul companiilor. De asemenea, un aspect important îl reprezintă posibilitatea generării și salvării individuale a documentelor de HR pregătite în masă, pentru un număr mare de salariați (ex: acte adiționale de modificare a salariului), precum și posibilitatea transmiterii automate din aplicație a mesajelor care conțin documente în vederea semnării de către ambele părți.