Procedura de denunțare pentru angajaţi
Ce tipuri de sesizări sunt acoperite de prezenta Politică?
Prezenta Politică acoperă situaţii în care o persoană (atât din interiorul, cât şi din exteriorul Mazars) face o sesizare cu privire la un risc, o practică incorectă sau o greşeală care afectează membrii firmei, în următoarele domenii:
- Financiar, contabilitate,
- Mită şi corupţie,
- Practici antitrust,
- Pericol pentru sănătate şi siguranţă,
- Pericol pentru mediu,
- Discriminare şi hărţuire.
Aceste probleme sunt denumite în prezentul „Practici incorecte”. Prezenta Politică nu acoperă îngrijorările sau sesizările cu privire la funcția ocupată de dumneavoastră. Orice astfel de îngrijorări sau sesizări vor fi înaintate prin intermediul procedurii firmei de soluţionare a revendicărilor. Politica nu se referă la nici un risc, practică incorectă sau greşeală din orice alt domeniu decât cele enumerate mai sus în prezenta secţiune şi/sau care afectează persoane care nu sunt membre ale firmei, cum sunt clienţii, furnizorii.
Protecţia în baza acestei Politici
Procedura de sesizare este facultativă şi angajatul Mazars nu va fi niciodată tras la răspundere pentru că nu a denunțat o practică incorectă.
Nu vi se solicită să dovediţi nicio sesizare înaintată în baza prezentei Politici. O suspiciune corectă şi rezonabilă asupra unei practici incorecte apărute sau care este pe cale să apară este suficientă.
Conform prevederilor din secţiunea „Răspunderea personală”, dacă un angajat Mazars face o sesizare conform prezentei Politici, acesta nu va fi în pericol, ca rezultat al sesizării, de a-şi pierde locul de muncă sau de a suferi niciun fel de pedeapsă. Sub rezerva că respectiva persoană acţionează onest şi rezonabil, nu contează dacă aceasta se înşeală cu privire la sesizare.
Mazars nu va tolera constrângerea sau hărţuirea persoanei care a făcut o sesizare în baza prezentei Politici. Se va ţine seama de toate acuzaţiile cu privire la un astfel de tratament şi, dacă sunt întemeiate, vor fi investigate conform procedurii disciplinare practicate de firmă ca o posibilă abatere gravă. Orice persoană care se constată că şi-a tratat un coleg în acest mod poate fi concediată fără preaviz sau fără plata unei indemnizaţii compensatorii care ţine loc de preaviz.
Răspunderea personală
O sesizare falsă în baza prezentei Politici, făcută cu rea-intenţie reprezintă o abatere gravă şi este de natură să conducă la sancţiuni disciplinare şi/sau la urmărire în justiţie.
Cum să procedaţi dacă doriţi să faceţi o sesizare
Dacă aveţi cunoştinţă de Practici incorecte, puteţi face o sesizare folosind Formularul de mai jos (Datele nu pot fi accesate de către personalul local şi Formularul nu poate fi modificat de către personalul local).
Responsabilul cu conformitatea din cadrul Grupului Mazars [1] va colabora doar cu Consiliul de Guvernanță a Grupului sau cu Membrii săi Independenţi şi, în măsura în care este necesar, cu Comitetul Executiv al Grupului. În orice caz, vă rugăm să reţineţi că membrii responsabili de primirea şi procesarea sesizărilor cu privire la nereguli trebuie să respecte obligaţii cu privire la confidenţialitate.
Este important ca un membru al echipei să se simtă capabil să facă sesizarea, fără a se teme de urmări. Din acest motiv, acuzaţiile cu privire la urmări în asemenea situaţii vor fi luate în considerare şi se vor lua măsuri disciplinare împotriva oricărui angajat care se face vinovat de un astfel de comportament.
Confidenţialitatea
Orice sesizare făcută în baza prezentei Politici va rămâne confidenţială între persoana care face sesizarea, responsabilul cu conformitatea din cadrul Grupului Mazars şi, în măsura în care este necesar, orice alt membru căruia i se va comunica sesizarea. Astfel, orice informaţie furnizată de dumneavoastră în cadrul acestei proceduri va rămâne, de asemenea, confidenţială, inclusiv identitatea dumneavoastră.
În acest sens, vă rugăm să reţineţi că sesizările nu pot fi înaintate anonim şi este necesar să furnizaţi informaţii cu privire la identitatea dumneavoastră care nu va fi comunicată sub nicio formă persoanei care face obiectul sesizării.
În funcţie de natura sesizării făcute de dumneavoastră, firmei i se poate solicita prin lege să divulge parțial sau integral informaţiile către o terţă parte. Veţi fi informat în cazul în care se fac astfel de divulgări.
La investigarea problemei, responsabilul cu conformitatea din cadrul Grupului vă poate solicita să furnizaţi informaţii suplimentare. Cooperarea dumneavoastră în urma înaintării unei sesizări este esenţială în vederea investigării corecte a problemei raportate..
După ce problema a fost investigată, vi se va furniza un raport de constatare. Dacă sesizarea se dovedeşte a fi întemeiată, constatările anchetei vor fi, de asemenea, raportate Şefului Unităţii de Management relevante, care va lua măsurile corespunzătoare.
Lansarea de afirmaţii rău-intenţionate cu privire la activităţile unei firme din cadrul Grupului Mazars către persoane din exterior va constitui abatere gravă şi va fi investigată în conformitate cu procedura disciplinară a firmei. Orice persoană despre care se constată că a făcut afirmaţii rău-intenţionate poate fi concediată, fără preaviz sau fără plata unei indemnizaţii compensatorii care ţine loc de preaviz.
Evidența sesizărilor înregistrate
Evidenţa centralizată a tuturor sesizărilor va fi ţinută de responsabilul cu conformitatea din cadrul Grupului Mazars, care va raporta rezultatul anchetelor către Managing Partner şi Directorilor Neexecutivi Independenţi ai firmei.
Sesizările care nu fac obiectul prezentei Politici vor fi distruse imediat sau înregistrate într-un sistem separat. Cele care fac obiectul prezentei Politici, dar care nu au drept rezultat proceduri disciplinare sau judiciare, nu vor fi păstrate mai mult de 2 luni de la finalizarea anchetei. Sesizările care conduc la proceduri disciplinare sau judiciare vor fi păstrate până la finalizarea acestor proceduri.
Mazars aplică toate măsurile de securitate adecvate pentru a asigura protecţia informaţiilor colectate în cadrul acestei Politici, în conformitate cu prezenta Politică privind confidenţialitatea şi cu toate reglementările în vigoare.
Dreptul de a accesa şi modifica datele
Aveţi dreptul să accesaţi, să contestaţi şi să corectaţi datele cu privire la persoana dumneavoastră, precum şi să solicitaţi modificarea sau ştergerea acestora, în cazul în care sunt incorecte, incomplete sau învechite, în conformitate cu reglementările aplicabile privind protecţia datelor. Pentru a exercita acest drept, vă rugăm să folosiţi Formularul de contact pentru angajaţi de mai jos.
[1] Începând cu ianuarie 2015, responsabilul cu conformitatea din cadrul Grupului este Jean-Luc Barlet.